Hoe communiceer ik non-verbaal tijdens vergaderingen?

Tijdens vergaderingen heeft oogcontact een belangrijke functie. Wie is uitgesproken, zal de ander langer aankijken en daarbij knikken, de wenkbrauwen optrekken en het hoofd schuin houden. Op deze manier geef je als het ware de beurt over aan de ander, die vervolgens het woord neemt.

Aankijken en knikken

Wie het met jou eens is, zal je aankijken en knikken. De personen die geen stelling willen nemen en zich liever distantiëren, zullen oogcontact vermijden. Deze mensen kijken vaak naar beneden en gaan soms volledig op in de tekening die ze aan het maken zijn.

De mensen die het niet zo heel interessant vinden, zitten achteruit in hun stoel. De echte ongeïnteresseerden staren doelloos voor zich uit of kijken wat in het rond.

Open houding

Gespreksdeelnemers die het onderwerp belangrijk vinden, volgen de sprekers non-verbaal. Als ze het met de spreker eens zijn, knikken ze veel. Ze nemen een open, luisterende houding aan waarbij ze zich iets naar voren buigen.

Het komt ook opvallend vaak voor dat toehoorders een gelijke houding aannemen als een spreker waarmee zij het eens zijn. Door te letten op de houdingen van de aanwezigen, kun je een idee krijgen over hoe de meningen verdeeld zijn.

Gesloten houding

De mensen die het niet eens zijn met de spreker, bewegen hun hoofd nauwelijks. Ze zitten achteruit en nemen een starre, gesloten houding aan. Vaak hebben ze hun armen over elkaar of bedekken ze hun mond met hun hand. Als ze nee schudden, staan ze vermoedelijk op het punt om iets in te brengen.

Als iemand iets wil inbrengen, laat hij dat merken door zijn ademhaling. Een diepe inademing is vaak een teken dat iemand de spreker wil onderbreken en het woord wil overnemen.

Aanrakingen

Oogcontact en kleine gebaren met je hoofd en je handen zijn vaak voldoende om het verloop van het gesprek te sturen, lichaamscontact komt overeen met schreeuwen. Soms kan het echter nuttig zijn om iemand even aan te raken om hem te onderbreken. Je aanraking symboliseert dan een verontschuldiging.

Bron: Jobat.be

Van Storytelling naar Storydoing!

Ken je de belangrijkste ambities van jouw organisatie? Dan weet je ook welke richting jouw storytelling moet uitgaan. In je verhaal vertaal je jouw positionering naar meerwaarde voor je klanten. Waarom doe je wat je doet? En: Hoe doe je dat? (Start with Why, Simon Sinek). De boodschappen voor bijvoorbeeld Influencers zullen vervolgens aansluiten op dit kernverhaal (Carole Lamarque).

Storydoing is nog veel belangrijker. Dat betekent dat je met de hele organisatie ook handelt naar je verhaal. Vaak wordt storytelling aangestuurd door interne of zelfs externe marketing- en communicatieafdelingen of bureaus. Bij storydoing zit jouw verhaal echt in het DNA van alle medewerkers. Het bewijs natuurlijk dat het verhaal authentiek is. Bovendien biedt storydoing een vruchtbare voedingsbodem voor samenwerking met medewerkers, leveranciers en klanten. Je vertrekt met een enorme bonus!

Storydoing.com vergeleek een aantal storytelling en storydoing bedrijven. Storydoing bedrijven worden bijna zes keer vaker vermeld op social media dan storytelling organisaties. Bovendien stijgt het aandeel positieve berichten van 58% naar 69%. En de jaarlijkse omzetgroei ligt anderhalf keer hoger bij bedrijven die aan storydoing doen, namelijk 9,6% versus 6,1%.

Storydoing in de praktijk

Vraag jezelf eens het volgende af:

  1. Heb je een verhaal?
  2. Begrijpt en waardeert iedereen in je organisatie je verhaal?
  3. Stuurt het verhaal beslissingen, handelingen en gedrag in je organisatie aan?
  4. Bevat je verhaal een ambitie die verder reikt dan een commercieel doel?
  5. Maak je gedurfde, iconische bedrijfsbeslissingen die passen bij je verhaal?
  6. Wordt er ook buiten je bedrijf gesproken over je verhaal?

Lees meer van de Influencers en Thought Leaders uit Brainport over Inspirerend Leiderschap, Team Performance en Talent Development.

Zoekt u een Bedrijfscoach?

Een bedrijfscoach van het Different Coaching kan u helpen om u, uw team en uw bedrijf naar het volgende niveau te brengen. En dit kan op uiteenlopende gebieden. Als manager van een (groot) bedrijf is het voor u altijd belangrijk om te blijven groeien en ook om uw bedrijf en werkzaamheden te blijven ontwikkelen. Het is echter niet altijd even makkelijk om dit voor elkaar te krijgen zonder hierbij professionele begeleiding te krijgen en dat is precies wat de bedrijfscoach u kan bieden.

  • General Management
  • Human Resources Management
  • Sales & Marketing
  • Operations Management

Bij Different Coaching krijgt u een bedrijfscoach toegewezen die zelf jarenlange ervaring en kennis heeft op zakelijk gebied. Zowel nationaal als internationaal. U kunt er dus vanuit gaan dat de bedrijfscoach waar u mee gaat samen werken absoluut weet waar hij of zij mee bezig is. We kunnen u niet genoeg benadrukken hoe belangrijk dit kan zijn. Als u kiest voor een van de trajecten van Different Coaching dan doet u dit omdat u een bepaald resultaat verwacht. Als dit is waar u naar op zoek bent, dan kunt u direct contact opnemen met ons. Zij nemen graag de mogelijkheden met u door en kunnen samen met u een persoonlijk plan opstellen.

De bedrijfscoach voor Sales & Marketing

Stel u kunt wel wat hulp gebruiken op het gebied van Sales & Marketing. De kans is groot dat u zelf al de nodige dingen geprobeerd heeft, maar dat u tot nu toe hier niet succesvol in bent geweest. Binnen een bedrijf kunt u op uiteenlopende gebieden succesvol zijn. Toch is het soms makkelijker gezegd dan gedaan om dit voor elkaar te krijgen. Daarom is het zo belangrijk om hier professionele begeleiding in te krijgen. De bedrijfscoach van Different Coaching helpt u daarbij. De aanpak die ze hier aanbieden is absoluut uniek en dat is wat de methode zo succesvol maakt. Daarnaast kunt u kiezen uit verschillende mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan de Performance en Business Workshop, maar ook tijdens groepsdagen kunt u kiezen voor de hulp van een bedrijfscoach. Per bedrijf zal het verschillen wat het beste zal werken. De een is gebaat bij een workshop, andere bedrijven kiezen liever voor een iets persoonlijkere aanpak. Misschien wilt u het wel alleen doen als manager en gaat u dus een op een aan de slag met bedrijfscoach. Uiteraard kunt u ook met het hele team samen aan de slag gaan. Dit is afhankelijk van de doelstellingen die u graag wilt behalen. Samen met de bedrijfscoach kunt u dit duidelijk op een rijtje zetten en aan de hand daarvan kan de beste aanpak voor jullie bepaald worden.

De succesvolle ervaringen van andere bedrijven

Er zijn u inmiddels al meerdere bedrijven voorgegaan in het aanpakken van uiteenlopende zaken binnen een bedrijf. Zij hebben allemaal op verschillende manieren hun doelen behaald. De unieke aanpak bij Different Coaching zorgt ervoor dat geen enkel project dat zij oppakken er op dezelfde manier uit ziet. En dit is tegelijkertijd ook de manier waarop zij met ieder bedrijf waarmee ze samenwerken weer grote successen behalen. Als dit ook is waar u naar op zoek bent, op wat voor vlak binnen uw bedrijf dan ook, dan is het zeker aan te raden om aan te kloppen bij Different Coaching. Op onze website kunt u uitgebreide informatie vinden over hoe wij u allemaal kunnen helpen. Wilt u graag meer weten? Neem dan contact met ons op. Wij vertellen u graag meer. Zorg vandaag nog voor een groter en succesvoller bedrijf.

Bedrijfscoaching

Wat kan een bedrijfscoach betekenen voor een organisatie? Wanneer uw organisatie toe is aan verandering en verbetering, kan een bedrijfscoach van Different Coaching hier op resultaatgerichte wijze aan bijdragen. Wanneer er wijzigingen in uw organisatie moeten plaatsvinden, dan is het een goede stap om daar een onafhankelijke professional bij te betrekken. Bedrijfscoaches kunnen hierin goed adviseren. Dankzij de ervaring en kennis van een bedrijfscoach van Different Coaching kunnen meerdere divisies van een organisatie begeleid worden naar een resultaatgerichte verandering. Op onze website is meer te lezen over de ervaringen van de coaches. U zult zien dat zij alle afdelingen de sturing geven die zij nodig hebben. Veranderingen kunnen ingrijpend zijn voor een bedrijf en de medewerkers. Als directeur of manager is het onmogelijk het totaalbeeld in het vizier te houden. Door een ervaren bedrijf als Different Coaching in te schakelen, zorgt u ervoor dat iedere afdeling de juiste aandacht krijgt en op de juiste wijze kan meegroeien in de veranderingen van het bedrijf.

Bedrijfscoach, voor totale groei

Een bedrijf kan niet zonder groei en ontwikkeling. Hier gaan altijd veranderingen mee gepaard en dat betekent dat alle medewerkers gedwongen zijn mee te gaan met deze wijzigingen. Dat is niet voor iedereen even eenvoudig en daarom is een bedrijfscoach een uitkomst. De coaches van Different Coaching zijn ervaren in de volgende gebieden op zowel nationaal als internationaal niveau:

  • General Management – Directie en Bestuur
  • HR Management
  • Sales & Marketing
  • Operations Management

De volgende omstandigheden kunnen voor bedrijven een reden zijn om een bedrijfscoach in te schakelen:

  • Het opzetten van een bedrijf;
  • Begeleiden van reorganisaties;
  • Ondersteuning HRM;
  • Verbetering lijnmanagement en team performance;
  • Implementeren van kostenreducering;
  • Verbeteringen Sales en Manufacturing;
  • Verbetering van Sales & Operations Excellence.

Veel punten zullen nauw verbonden zijn met elkaar. Zo kan een reorganisatie tevens leiden tot de vraag naar verbetering van lijnmanagement en performance. Een bedrijfscoach weet in kaart te brengen op welke vlakken het management bijgestuurd en begeleid kan worden. Hierbij zal coaching altijd plaatsvinden in overleg met de directie, het managementteam en het management. Het gehele bedrijf zal op deze manier betrokken worden bij de coaching op weg naar een nieuwe bedrijfsvorm. Veranderingen zijn soms onoverkomelijk en vaak niet eens nadelig voor een organisatie. Het is voor te stellen dat niet iedereen hierin kan meekomen en dat het voor afdelingen niet altijd overzichtelijk is hoe ze de wijzigingen in hun processen moeten implementeren. Door de onafhankelijke ervaren visie van een bedrijfscoach kunnen deze processen toch weer inzichtelijk worden gemaakt voor de werkgever, de manager en de directie.

Nieuwe inzichten

Er is niet altijd een grote reorganisatie nodig om een bedrijfscoach te betrekken bij het bedrijf. Het is altijd goed om de medewerkers op te frissen en een training te geven. Daarom is Different Coaching ook in te schakelen voor korte sessies, workshops en groepsdagen. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Strategie en Marketing sessies
  • Sales Training
  • Team Performance Workshop

Reden om dergelijke sessies in te plannen, kan zijn om te evalueren of de processen nog wel werkbaar zijn voor een team. Hierbij komen meerdere facetten aan bod. Zowel het team als de manager worden onder de loep genomen en bekeken hoe zij werken onder druk. Met name de samenwerking wordt onder handen genomen door middel van beoordeling en evaluatie. Door te kijken naar alle facetten van de organisatie, zoals de processen, management en samenwerking, gaat de bedrijfscoach aan de slag om uw organisatie te verbeteren. Of het nou gaat om kleine of grote opdrachten, Different Coaching zet zich op gedreven en doelgerichte wijze in om uw bedrijf te optimaliseren.

Samenwerken tussen afdelingen
: heb jij ook pizza-projecten?

“If you can’t feed a team with two pizzas, it’s too large.” Het is de uitspraak van de bekende Amazon-baas Jeff Bezos, die uitzendselectiebedrijf Accent inspiratie gaf voor de benaming van de samenwerking tussen diverse afdelingen: pizza-projecten. “De onderlinge communicatie is fel verbeterd.”

Lien Byttebier“Onze pizza-projecten hebben de samenwerking tussen de afdelingen verbeterd.” (Lien Byttebier, HR-manager bij Accent)
“Een typisch pizza-team bestaat uit vier à vijf deelnemers. Wij hebben dus grote eters”, zegt een lachende Lien Byttebier, HR-manager bij Accent. Het gaat om medewerkers die cross-departementaal denken, in functie van het bedrijf. “Wij hadden vroeger ook wel projecten met twintig à dertig mensen. Maar die hadden in de praktijk een aantal trekkers en anderen die wel meededen, maar niet genoeg inbreng konden hebben. Vaak waren de teams gewoon te groot”, vertelt Byttebier.

Sponsorship

En dus gooide Accent het over een andere boeg. Er kwamen kleinere en gerichte teams van een vijftal leden van diverse diensten, met één verantwoordelijke en een duidelijke scope. Telkens draaien ze rond één thema dat impact heeft op diverse afdelingen. Byttebier geeft een voorbeeld. “Bij onze kredietcontrole stelden we af en toe klachten van klanten vast. Maar die kunnen diverse oorsprong hebben”, stelt ze. “Het kan zijn dat sales onduidelijke afspraken heeft gemaakt, dat de consulent meer overuren heeft doorgegeven dan voorzien, dat er door de sociale wetgeving nog premies aan de factuur zijn toegevoegd of dat de boekhoudafdeling een foutief of oud btw-nummer heeft gebruikt.”

Kortom, veel zaken in een bedrijf komen van diverse kanten of afdelingen. Je bekijkt die dan ook het best met de diverse afdelingen onderling. Het zelfsturend aspect is hier zeer belangrijk, benadrukt Lien Byttebier. “Het pizza-team wordt samengesteld vanuit de groep zelf. Niemand wordt aangeduid. Tegelijk zorgen we voor een duidelijk sponsorship, budget en opvolging vanuit het management”, vertelt ze. “Daarnaast zijn de verwachtingen van het eindresultaat helder dankzij duidelijke milestones. Elk kwartaal wordt door de teamleden meegedeeld wat juist gerealiseerd is.” De projecten hebben ook een vrij korte looptijd: een jaar, maar langer indien nodig.

Bron: Jobat.be

Werken in team maakt je dommer

Onderzoekers aan het Virginia Tech Carilion Research Institute hebben aangetoond dat de groep waarin je vertoeft een invloed heeft op de werking van je hersenen en je IQ. Wie zichzelf als minder slim beschouwt in vergelijking met zijn gezelschap, zal minder goed presteren.

Read Montague van Virginia Tech: “Mensen maken wel eens grapjes over hoe vergaderingen je ‘hersendood’ maken, maar onze bevindingen bevestigen dat ze je effectief minder goed doen nadenken.”

Cognitieve prestaties

De onderzoekers maakten gebruik van functionele MRI-scans (fMRI) om na te gaan hoe de hersenen informatie over de sociale status van anderen verwerken en of dat invloed heeft op de werking van je brein. Ze plaatsten een aantal individuen met hetzelfde IQ samen en zetten hun cognitieve prestaties tegenover die van hun groepsgenoten. Wanneer de onderzoekers deze aan iedereen meedeelden, werden grote veranderingen vastgesteld. Zo bleken een aantal mensen plots een stuk minder sterk te zijn in het oplossen van de problemen.

Mannen vs. vrouwen

Er bleek bovendien een groot verschil tussen mannen en vrouwen te zijn. Zo werd vastgesteld dat meer vrouwen dan mannen minder goed gingen presteren.

Volgens auteur Kenneth Kishida wijst de studie op de onverwachte en dramatische gevolgen van het functioneren in groep op de individuele hersenactiviteit. De resultaten van het onderzoek hebben vooral betrekking op het werkgebied, want vergaderingen schijnen nu plots minder effectief te zijn.

Bron: Jobat.be

Moet je personeel na een fusie een blijfbonus geven?

Na een overname is er niet zelden een massale leegloop van personeel. Kan je met een bonus voorkomen dat de mensen die je wil behouden weglopen?

Tata Steel Europe heeft haar honderd belangrijkste managers een bonus van anderhalf jaarsalaris in het vooruitzicht gesteld als ze tekenen om tenminste nog twee jaar bij het bedrijf te blijven. Volgens kenners is dit een belangrijk teken dat er een fusie in de Europese staalmarkt aan zit te komen. Veel bedrijven die overgenomen worden geven hun personeel dan een zogeheten retentiebonus om te voorkomen dat het management massaal wegloopt bij een overname.

Een kwart vertrekt

Die angst is niet ongegrond. Uit cijfers blijkt dat het jaar na een overname gemiddeld een kwart van de leidinggevenden van het overgenomen bedrijf vertrekt. In het jaar erop zegt gemiddeld 15 procent zijn of haar baan op, het dubbele van het normale verloop. Niet alle vertrek is helemaal vrijwillig. Een derde vertrekt gedwongen, nog eens een derde vertrekt vanwege verlies van status of vervreemding met het nieuwe bedrijf, zo blijkt uit een artikel van Jeffrey Grug in de Harvard Business Review. Voor bedrijven is een deel van al die vertrekken gewenst, zegt Tom Haak, directeur bij het HR Trend Institute. ‘Een bedrijf heeft geen behoefte aan twee HR-directeuren of twee IT-chefs. Maar je wil wel dat de beste mensen blijven.’

Retentiebonus

Door middel van een retentiebonus proberen bedrijven het talent binnen een bedrijf binnenboord te houden. Mercer deed in 2013 onderzoek naar deze bonussen en vond dat in bijna twee derde van de afgeronde fusies, overnames of afsplitsingen in de drie jaar ervoor gebruik werd gemaakt van een retentieprogramma. Vaak wordt al vroeg in het fusieproces bepaald wie er deel mogen nemen aan aan dergelijk programma. Verreweg de meeste bedrijven geven cash. Driekwart van de bonussen die aan senior management worden uitgekeerd is cash. Daarnaast geeft een derde aandelen of opties aan zijn senior managers, vond Towers Watson.

Aandacht

Vraag is of het heel goed werkt. McKinsey onderzocht het nut en efficiëntie van retentiebonussen en vond dat er andere, goedkopere manieren zijn om personeel te behouden. Cash werkt, maar medewerkers vinden zaken als lof van een manager, aandacht van leiders, geregelde promoties, de gelegenheid om projecten te leiden en de kans om deel te nemen aan managementprogramma’s. Dat ziet Haak ook. ‘Geld helpt even, maar het is een beetje plat. Je wil als bedrijf ook mensen behouden om andere redenen dan alleen maar geld. Het allerbelangrijkst is de cultural fit, past het bedrijf bij de mensen. Daarnaast gaat het om perspectief en de mate waarin mensen betrokken worden bij beslissingen.’

Bron: MT.nl

De baas beloont gezond gedrag, hoe ver mag hij gaan?

Werkgevers doen er alles aan om hun medewerkers fit te houden. Zo belonen ze hun personeel bij een goede nachtrust, tienduizend dagelijkse stappen of een lesje mindfulness. Met slimme armbanden worden de activiteiten van de medewerkers bijgehouden. Hoe ver mag de baas gaan?

Werkstress kost werkgevers 7,5 miljoen verzuimdagen en 1,8 miljard euro per jaar. Acht van de tien werkgevers beschouwt de mentale gezondheid van medewerkers als belangrijke indicator van het succes van het bedrijf. Veertig procent zegt maatregelen te nemen om de mentale fitheid van medewerkers te bevorderen.

Een opkomend fenomeen is het corporate gezondheidsprogramma. Apps, fitnesstrackers of beloningsprogramma’s moeten de medewerker fysiek en mentaal fit krijgen. Verschillende partijen spelen in op deze trend. Selfcare ontwikkelde bijvoorbeeld een dashboard waar meetinstrumenten als stappentellers, bloeddrukmeters en slimme weegschalen bij elkaar komen. De medewerker kan op die manier zelf zijn gezondheid monitoren en verbeteren. Lifeguard biedt een energiemanagement programma met health checks, workshops en motivatiesessies. Met de app Fuelling kunnen werkgevers hun medewerkers belonen voor gezond gedrag.

Beloningsprogramma
Mike van Holsteijn bedacht ook zo’n beloningsprogramma: Healthcoin. ‘Met het Healthcoin-programma kunnen werkgevers hun medewerkers motiveren om gezondere keuzes te maken’, vertelt Van Holsteijn. ‘Met gezond gedrag, denk aan goed slapen, meer bewegen en gezond eten, kunnen medewerkers virtuele munten verdienen. Het gedrag wordt gemeten met een slimme armband en in een app worden de gegevens opgeslagen. Met de gespaarde munten kunnen medewerkers uiteindelijk verantwoorde spullen aanschaffen; van een smoothie tot nieuwe sportschoenen.’
Verantwoordelijkheid
Bij UMCG Ambulancezorg gebruiken ze het programma om medewerkers tijdens de wachttijd van de ambulance, maar ook in hun eigen tijd, in beweging te krijgen. ‘Ambulancemedewerkers hebben fysiek en mentaal een zwaar beroep met veel stressfactoren’, vertelt Dianne Hoving, manager ambulancezorg bij UMCG Ambulancezorg. ‘Het programma is niet dé oplossing voor stress, maar het helpt ze wel om gezonder te leven en beter om te gaan met stressvolle situaties. Wij zijn zuinig op onze medewerkers en zien hun fitheid als een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.’

Welzijnsorganisatie MEE doet sinds een half jaar mee, maar twijfelde in eerste instantie wel. ‘Moeten we ons als werkgever willen bemoeien met iets wat in principe een privéaangelegenheid van de medewerker is? Om antwoord te krijgen op die vraag zijn we in gesprek gegaan met medewerkers en hebben we in het gehele bedrijf een enquête gehouden’, vertelt manager Ria Brands.’ Uiteindelijk gaf zeventig procent aan deel te willen nemen aan een dergelijk programma. Dat was voor ons de doorslag om met het programma te starten. Alleen de slaap meten we niet, dat vinden we te persoonlijk.’

Big boss
Mag een werkgever op deze manier met de gezondheid van zijn personeel bezig zijn? Tot op zekere hoogte. ‘Gezond gedrag stimuleren mag. Maar als een ‘big boss’ alles in de gaten houden, dat mag niet’, vertelt Inger Sanders, woordvoerder van de Autoriteit Persoonsgegevens. ‘Gegevens over de nachtrust of de hoeveelheid beweging zijn gevoelige persoonsgegevens; het zegt veel over de gezondheid van een medewerker. Het is uit den boze dat deze gedeeld worden met een leidinggevende. Een werkgever mag de gegevens alleen inzien als er sprake is van re-integratie of begeleiding van een zieke medewerker.’

Waarborgen privacy medewerkers
Een gezondheidsprogramma als Healthcoin lijkt wel toegestaan. Sanders: ‘Heeft de medewerker een vrije keuze en worden er geen voorwaarden gesteld aan het gebruik, dan mag een werkgever zo’n slimme armband cadeau doen en een gezondheidsprogramma aanbieden. Een medewerker kiest zelf of hij wil deelnemen en zijn gegevens wil delen met Healthcoin of collega’s. Maar hij mag deze nóóit delen met de leidinggevende.’

Healthcoin waarborgt de privacy van medewerkers en geeft werkgevers geen inzicht in de individuele gegevens. ‘Presenteren we de resultaten van het programma aan het management, dan totaliseren we de gegevens en hebben we het met de werkgever bijvoorbeeld alleen over de verdiende Healthcoins en de meest gewilde manier van verdienen. De informatie is voor de werkgever niet terug te leiden naar een bepaalde medewerker, maar geeft wel inzicht in het effect van het belonen van gewenst gedrag’, vertelt Van Holsteijn.

Intrinsieke motivatie
Bij zowel MEE als UMCG Ambulancezorg kunnen medewerkers er zelf voor kiezen om aan het programma deel te nemen. ‘Natuurlijk hopen we dat medewerkers zich getriggerd voelen om deel te nemen. Maar doe je niet mee dan is dat ook prima’, zegt Hoving. ‘We willen er voor waken dat medewerkers uit sociale druk meedoen. Een medewerker moet echt intrinsiek gemotiveerd zijn om mee te doen aan dit beloningsprogramma.’

Bron: MT.nl

De 5 valkuilen van zelfsturing ‘light’

Met de hele organisatie in een keer op zelforganisatie overstappen is vaak een te grote stap. De geleidelijke aanpak houdt echter ook gevaren in zich. Waar moet je op letten?
Met een big bang op zelfsturing overstappen is riskant. Wil je het goed doen, dan moet de organisatie flink op de schop: taken over de teams verdeeld, ondersteunende diensten zoals HR en planning opnieuw ingericht, managers van functie veranderd of ontslagen. Maar hoe weet je zeker dat alle verantwoordelijkheden in de nieuwe situatie worden opgepakt? Dat er genoeg afstemming en coördinatie is om de continuïteit van de productie te garanderen? Als het tegenvalt kan de organisatie niet eenvoudig even worden ‘terugveranderd’.

Pionierende teams
Veel organisaties gaan daarom stapsgewijs te werk. Bepaalde verantwoordelijkheden worden bijvoorbeeld op teams overgedragen. Bij gebleken succes kan de autonomie van de teams worden uitgebreid. Soms krijgen enkele teams een zelfsturende status, terwijl de rest ‘gewoon’ blijft. De ervaringen van de pionierende teams kan worden gebruikt om andere teams soepel op nieuw organiseren over te laten stappen.

Een duaal systeem
Dit soort groeimodellen roept echter ook een aantal lastige vragen op. Verantwoordelijkheden ‘half’ aan een team geven, werkt niet. Verantwoordelijkheden worden meestal pas opgepakt als mensen zich ook helemaal verantwoordelijk vóelen. Autonomie veronderstelt niet alleen de vrijheid om bepaalde taken op te pakken, maar ook voldoende ondersteuning om dat effectief te kunnen doen. Daarmee kan een duaal systeem ontstaan: administraties moeten bijvoorbeeld worden gesplitst. Het ene team valt onder het bedrijfsbeleid voor de aanschaf van kantoormeubilair, het andere (autonome) team mag over zijn eigen middelen beschikken, en dus zelf weten met welke stoelen en tafels het werk wordt gedaan. Behalve scheve ogen binnen de organisatie kan dat veel administratieve rompslomp geven.

Geleidelijk overstappen op zelfsturing
Waar moet je op letten als je de organisatie soepel richting zelforganisatie wilt laten bewegen? 5 tips.

#1. Gooi het open
‘Waar je hoe dan ook mee moet beginnen is met je mensen gaan praten’, zegt Ben Kuiken. Kuiken is oprichter van platform Nieuworganiseren.nu en auteur van onder meer Eerste hulp bij nieuw organiseren. ‘Wat je precies niet moet doen is zelforganisatie van boven opleggen’, zegt hij. ‘De essentie van nieuw organiseren is immers dat je het samen doet.’ Ook als je kiest voor een gedeeltelijke invoering kan dat prima bespreekbaar worden gemaakt met zowel de medewerkers die zelfsturend gaan werken als de ‘achterblijvers’.

De essentie van nieuw organiseren is dat je het samen doet

Kuiken raadt organisaties aan een werkconferentie te beleggen. Kuiken: ‘De eerste vraag daarbij is: wat is de zin van wat we aan het doen zijn? Wat drijft ons? Waar willen we naartoe?’ Als je je doel duidelijk voor ogen hebt, ontstaat richting voor het bedrijf. Je weet wat je nodig hebt en kunt de organisatievorm om de gewenste koers heen bouwen. Kuiken: ‘Zelforganisatie is niet alleen maar positief voor de medewerkers. Ze moeten meer dan voorheen bereid zijn om verantwoordelijkheden op te pakken en energie te steken in coördinatie en afstemming. Hoe los je dat met ze op? Als je het eens bent over de richting die je samen uit wilt, ontstaat voldoende betrokkenheid om het veranderproces aan te kunnen.’

#2. Maak een stappenplan
Bij een herverdeling van de bevoegdheden kan een stappenplan veel houvast geven, aldus Saskia Reijnen. Reijnen coacht medezeggenschapsraden en is auteur van onder meer Invloed op zelfsturing. De verwachtingen ten aanzien van de bevoegdheden zijn een cruciale factor in dit soort processen, aldus Reijnen. ‘Bij zelfsturing wordt vaak gepraat over het nemen van verantwoordelijkheid. Maar het gaat in de eerste plaats om de zeggenschap. Je moet weten wat je mag en kunt, en hoe je daarbij wordt ondersteund.’

Je moet weten wat je mag en kunt, en hoe je daarbij wordt ondersteund

In het stappenplan moet duidelijk staan wat er gaat veranderen en voor wie. Waarover mag het team beslissen? Heeft het bijvoorbeeld de bevoegdheid om nieuwe medewerkers aan te stellen? Zo nee, wanneer krijgt het die vrijheid? Op welke gebieden liggen de besluiten bij het management en ligt de adviesrol bij het team? Wanneer is dat andersom? Reijnen: ‘Zo’n plan creëert niet alleen duidelijkheid over de bevoegdheidsverdeling. Het team weet bovendien wat het in de toekomst kan verwachten als het zijn taken goed oppakt.’

#3. Gebruik agile
Vaak worden de eerste stappen op het gebied van zelfsturing in de vorm van een pilot gegoten, maar: ‘Meestal zien we dat een prototype beter werkt dan een pilot’, zegt Agaath Hermsen, organisatieadviseur bij Rijnconsult. Hermsen is regelmatig betrokken bij initiatieven op het gebied van zelforganisatie.

Een prototype werkt meestal beter dan een pilot

‘Prototype’ wil zeggen dat de nieuwe organisatievorm stapsgewijs wordt ontdekt, naar analogie met de agile-gedachte zoals bekend van ict-projecten. De verandering wordt opgedeeld in overzichtelijke onderdelen, waarvan de resultaten regelmatig worden teruggekoppeld. Hermsen: ‘Een nadeel van de pilot is dat de eerste resultaten soms tegenvallen, waarna een streep door het hele project wordt gehaald. Met prototyping kun je het onderweg nog bijstellen.’

#4. Zorg voor sturingsinformatie
‘Een van de dingen die nog wel eens wordt vergeten, is voldoende sturingsinformatie’, zegt Hermsen. Het imago van zelfsturing is dat teams vrijheden krijgen en dat allerlei regels en kaders worden losgelaten. Hermsen: ‘Maar des te belangrijker is het om vanuit goede sturingsinformatie te werken.’ Het management is niet anders gewend dan dat het zichzelf voorziet van voldoende informatie om de effectiviteit van maatregelen te meten.

De teams moeten weten wat wel en niet goed gaat

Bij de invoering van zelforganisatie kan het lastig zijn om gegevens zoals budgetten, kosten en klanttevredenheidscijfers naar de betrokken teams uit te splitsen. Hermsen: ‘Toch is het belangrijk om daar voldoende aandacht aan te besteden. De teams moeten genoeg informatie hebben om te weten wat wel en niet goed gaat. Anders kunnen ze zich niet verbeteren.’

#5. Communiceer de intentie
Hermsen: ‘Experimenten met zelforganisatie lopen vaak mis op weerstand bij de medewerkers. Zij voelen het feilloos aan als het management eigenlijk vooral een kostenbesparing voor ogen heeft.’ Het management moet helder communiceren wat het met de verandering beoogt. ‘Als het om een kostenbesparing gaat’, zegt Hermen, ‘moet je daar eerlijk over zijn.’ Maar ook als het doel is om de klanten beter te bedienen, moet die intentie bij iedereen helder voor ogen staan.

Vertrouwen krijg je alleen door open te zijn

Met zijn eigen gedrag, bijvoorbeeld door medewerkers die een fout maken niet meteen af te branden, kan het management zijn intenties onderstrepen. Hermsen: ‘Zelforganisatie veronderstelt onderling vertrouwen om naar de nieuwe verdeling van taken en bevoegdheden toe te kunnen groeien. Dat vertrouwen krijg je alleen door open te zijn.’

Bron: MT.nl

Wil je een eigen bedrijf beginnen?

Wil je voor jezelf beginnen, kom dan eerst even langs bij Different Coaching!

Different Coaching begeleidt bedrijven en organisaties van start-up tot scale-up, MKB en ook multinationals als succesvolle Bedrijfscoach.

Misschien wil jij ook voor jezelf beginnen? Je ziet het in deze tijd erg veel. Het komt omdat tijden behoorlijk verandert zijn en de loyaliteit van bedrijven naar hun werknemers erg is afgenomen. Vandaar dat ook werknemers nu steeds mee kijken naar wat zij zelf belangrijk vinden en hoe hun leven het beste is in te richten. En een eigen bedrijf heeft veel voordelen.

Wij begeleiden die professionals die inderdaad erover denken om een bedrijf op te richten of die dit al gedaan hebben en die de stap naar nog meer succes willen maken.

Veel onderwerpen komen op maat aan bod:

  • Value proposition
  • USP’s, Unique Selling Points
  • SWOT, Strength/Weakness Analyses
  • Business Plan
  • Marketing/Acquisitie Plan
  • Finance & Operations
  • Team Performance
  • Websites/Social Media etc.

Heel verstandig om van experts het vak te leren. Zodat je fouten niet of maar een keer maakt. Zoek je een professionele sparringspartner? Maak dan vandaag nog kennis met Different Coaching!