Berichten

3 tips voor meer beweging op kantoor

Rechtstaan en bewegen zijn belangrijk, ook buiten de werkuren, maar velen onder ons blijven nu eenmaal afhankelijk van de computer om ons werk te doen. Hoe los je dat op?

Neem de trap in plaats van de lift, loop eens wat vaker naar de drankautomaat en sta recht om te telefoneren.
Ook na de werkuren moet je voldoende bewegen en op je houding letten.
Blijf ’s middags niet in de cafetaria zitten, maar maak eens een wandeling.
Van zitballen tot hometrainer

Een paar eenvoudige ingrepen aan de infrastructuur blijken effect te hebben. “Zitballen, bijvoorbeeld: als je op een gewone bureaustoel zit, is de hoek tussen je bovenlichaam en je benen vaak minder dan 90 graden en worden bloedvaten afgesneden. Dat is met een zitbal niet het geval”, legt Erik Gerritsen, interne preventieadviseur bij Securex uit. “Maar we hebben nu ook swoppers, stoelen met hetzelfde principe als een zitbal, maar wel met wieltjes onder, wat gemakkelijker is voor wie aan een bureau werkt.”

Securex heeft ook statafels om rechtstaand te werken of te vergaderen, en experimenteert nu zelfs met bikedesks, zeg maar een hometrainerbureau waarbij je kunt fietsen tijdens het werken. “Samen met onderzoekers van de VUB gaan we na wat het effect hiervan is op de gezondheid en of tegelijkertijd op de computer werken en fietsen überhaupt wel haalbaar is.”

Bron: Jobat.be

EN NU: FOCUS! 5 TIPS OM AF TE REKENEN MET AFLEIDING

Facebook, Whatsapp, e-mails: de gemiddelde werkdag is één en al afleiding. Funest voor je carrière, aldus Cal Newport. 5 tips om het gevaar te keren.

Een hele dag in volle concentratie ergens aan werken, dat kan niemand. En wat is er dan leuker dan tussendoor even te kijken wat er op Facebook gebeurt? Nou, heel veel, zegt Cal Newport, geboren in 1982. De Amerikaanse computerwetenschapper en auteur van het boek ‘Diep Werk’ kan zo drie dingen noemen die én de meeste mensen leuker vinden, én die bovendien een stuk efficiënter zijn. ‘Lees bijvoorbeeld een krant of tijdschrift, maak een ommetje en geef je hersenen vooral wat rust. Niet nóg meer prikkels dus.’

Vijf tips om de afleiding vaarwel te zeggen en meer diep werk gedaan te krijgen.

#1. SLUIT JEZELF AF
n zijn boek, waarvan deze maand de Nederlandse vertaling verschijnt, pleit Newport voor een manier van werken die lijkt in te gaan tegen alle recente digitale ontwikkelingen. ‘Diep Werk’ staat voor werkzaamheden die je uitvoert in een staat van afleidingsloze concentratie, waarbij je al je cognitieve vaardigheden optimaal benut. In plaats van eindeloos door Twitter te scrollen, sluit je jezelf juist af om je hersenen optimaal te laten kraken.

Nieuw is deze manier van werken natuurlijk niet: Woody Allen staat erom bekend zijn scripts in totale afzondering te schrijven, net zoals schrijver Mark Twain al in 1876 deed voor zijn boek De lotgevallen van Tom Sawyer. Ook toen bestond afleiding immers al. Newport: ‘In datzelfde jaar werd de telefoon uitgevonden. Verschil was dat de gemiddelde werknemer toen niet ieder moment van de dag de telefoon hoefde op te nemen, of iedere 7 minuten een bericht kreeg.’

Objectief gezien is de manier waarop we nu werken belachelijk
Social media, websites vol nieuws, en de verwachting altijd bereikbaar te zijn maken het vandaag de dag een stuk moeilijker je hoofd erbij te houden. Dat diep werk het zwaar heeft in de strijd tegen ‘oppervlakkig werk’, zoals Newport het noemt, blijkt uit onderzoek van McKinsey: de gemiddelde kenniswerker spendeert meer dan 60 procent van zijn werkweek aan elektronische communicatie en internet, waarbij mail lezen en beantwoorden 30 procent behelst.

McKinsey: Email lezen en beantwoorden slokt 30% van onze werkdag op
Paradoxaal genoeg is met de toename van afleiding ook de urgentie van diep werk vergroot. ‘Het is een van de grootste tegenstellingen van deze eeuw’, zegt Newport. ‘Mensen die de vaardigheid bezitten om diep werk te verrichten zijn steeds zeldzamer, terwijl het werk steeds waardevoller wordt voor onze economie.’ Die waarde schuilt vooral in kennis. ‘Door je optimaal te concentreren leer je makkelijker nieuwe ontwikkelingen en innovaties aan. Ook wordt steeds meer werk geautomatiseerd en uitbesteed. Wie daaraan wil ontsnappen, moet zichzelf onmisbaar maken door de allerbeste te zijn. Dat word je niet door nutteloze meetings bij te wonen of snel mails te beantwoorden en je eigen ontwikkeling erbij in te laten schieten.’

#2. STOP MET SOCIALE MEDIA
Vooral sociale media zijn Newport een doorn in het oog. ‘Tenzij het voor je werk onvermijdelijk is, kun je beter ermee stoppen. Concentratie en sociale media gaan net zo goed samen als sporten en roken.’
De voornaamste reden? We zijn uit het oog verloren wat sociale media eigenlijk zijn, stelt Newport. ‘Het zijn door bedrijven ontwikkelde producten met als enige doel persoonlijke gegevens aan adverteerders te verkopen. Veel van de technieken die men hiervoor gebruikt zijn dezelfde als die gokkers verslaafd maken in het casino.’

Concentratie en sociale media gaan net zo goed samen als sporten en roken’
Het is onderdeel van een grotere ontwikkeling, die de Amerikaanse futurist Neil Postman ‘Technopolie’ noemde. Als het gaat om technologie wegen we geen voor- en nadelen meer tegen elkaar af, maar omarmen we het klakkeloos, omdat het nu eenmaal hightech is. ‘We vragen ons niet meer af hoe we nieuwe technologie zo effectief mogelijk kunnen inzetten, maar gedragen ons in plaats daarvan als menselijke routers om onze mail zo snel mogelijk te beantwoorden. Niemand heeft gezegd dat dit goed is, maar het is wel heel makkelijk.’

KLUIZENAARSBESTAAN
Daarmee draagt Newport een andere reden aan waarom we zoveel sociale media gebruiken tijdens werktijd. ‘Mensen kiezen voor het makkelijkste gedrag. En statusupdates op LinkedIn bekijken vergt minder hersenactiviteit dan een prangend vraagstuk oplossen.’ Werknemers zijn volgens Newport zo gewend geraakt aan oppervlakkig werk dat ze denken dat hun baan niet geschikt is voor diep werk. ‘Iedereen communiceert voor zijn werk, maar dat betekent niet dat je altijd bereikbaar moet zijn.’

Natuurlijk, in veel functies ben je niet gebaat bij een gedeeltelijk kluizenaarsbestaan. ‘Ceo’s zijn vaak waardevoller als ze zich laten zien op de werkvloer, informatie inwinnen en hun expertise delen met de rest van het bedrijf. Ook verkopers of andere functies die focussen op verbinding zullen niet profiteren van volle concentratie.’ Maar volgens Newport zijn zulke uitzonderingen schaars, terwijl mensen zichzelf wel snel tot deze uitzonderingen rekenen. Te snel.

Ceo’s zijn vaak waardevoller als ze zich laten zien op de werkvloer’

#3. STOP HET OPEN KANTOOR
Ook het huidige kantoorleven, waarbij een open kantoor bijna de norm vormt, is volgens Newport een stap in de verkeerde richting. ‘Veel organisaties overschatten het belang van flexibiliteit en bereikbaarheid. Een kantoor waar iedereen de hele tijd aanspreekbaar is, is handig op de korte termijn, maar desastreus voor de kwantiteit én kwaliteit van de productie op de lange termijn.’ Hij ziet de open office-cultuur dan ook liever vandaag dan morgen verdwijnen. ‘Deze werkwijze begrijpt niets van hoe creativiteit ontstaat. Natuurlijk is het belangrijk dat je met mensen in contact komt en ideeën uitwisselt, maar alleen als je daarna ongestoord deze nieuwe ideeën kunt uitwerken. Dit vermindert in open kantoorruimtes radicaal, terwijl het juist vaak het belangrijkste werk is.’ Zijn samenvatting van de huidige kantoorcultuur? ‘Objectief gezien is de manier waarop we nu veelal werken belachelijk.’

Newport ziet de open office-cultuur liever vandaag dan morgen verdwijnen
#4 PLAN EN RITUALISEER
Wie de werkmethodes wil veranderen, moet volgens Newport beginnen bij zijn eigen houding. ‘Jezelf tot diep werk zetten vereist meer dan goede bedoelingen. Concentratie is net zoiets als flossen: je weet dat het moet, maar door gebrek aan motivatie gebeurt het vaak niet.’ Rituelen kunnen een handvat bieden om je hersenen te trainen. ‘Je wilskracht is net een spier: die kan niet eindeloos gespannen blijven.’ Bepaal dus eerst wat voor diep werk het best bij jou past, adviseert de auteur. ‘Niet iedereen kan zichzelf de hele dag opsluiten in een hutje op de hei. Bovendien is dat menselijk niet haalbaar: zo’n 4 uur per dag geconcentreerd werken is waarnaar je zou moeten streven.’

Je wilskracht is net een spier: die kan niet eindeloos gespannen blijven’
Maak daarom bijvoorbeeld een verdeling in je tijd, of zorg dat je als eerste op kantoor bent om ongestoord te kunnen werken. Ook hierbij draait het vooral om ritualiseren. ‘Stel vast hoe lang je gaat werken, waar en wat je in je pauzes gaat doen.’ Durf daarbij ook verveling toe te laten, zegt Newport: een van de grootste hordes naar diep werk. ‘Net als in de industriële revolutie meten we productiviteit nog steeds af aan de hand van hoe druk je bent. Als resultaat daarvan denken veel mensen dat het verboden is niks te doen. Toch is juist nietsdoen noodzakelijk om dingen gedaan te krijgen.’ Vrije momenten leiden namelijk niet alleen tot nieuwe inzichten en geven je energie, het werk dat je doet in plaats van die pauze is zelden belangrijk. ‘Rondhangen op sociale media valt bijvoorbeeld ook hieronder.’
#5 REFLECTEER ELKE DAG
Ook reflectie speelt een belangrijke rol. ‘Maak voor jezelf meetbaar wat diep werk jou oplevert. Hou een scorebord bij en reflecteer iedere dag kort.’ Een leidinggevende kan juist hierin een belangrijke rol spelen bij zijn medewerkers. ‘Oppervlakkig werk uitbannen is een illusie, maar vaak valt er veel te reduceren. Ga ervan uit dat je 30 tot 50 procent van je tijd kwijt bent aan mail, vergaderingen en ander oppervlakkig werk en ga vervolgens in gesprek hoe dit te bereiken is.’

Niet spioneren
Dat managers steeds meer meekijken op de schermen van hun werknemers noemt Newport geen vooruitgang. ‘Je hoeft mensen niet te bespioneren. De enige stimulans die je als manager kunt geven is in een open gesprek de voordelen te benadrukken.’ Wie deze voordelen niet inziet, ziet zichzelf volgens Newport snel zonder baan. ‘De automatisering gaat momenteel sneller dan de ontwikkeling van de meeste werknemers. Laten zien dat je onmisbaar bent doe je niet door snel mails te beantwoorden, maar dat doe je door optimaal je hersenen te gebruiken. Daar kan geen computer tegenop.’

Bron: MT.nl

 

WIE IN EEN TEAM ZIT MAAKT NIETS UIT, HET GAAT OM HOE ZE SAMENWERKEN

Waarom het ene team wel functioneert en het andere niet, kent één geheim: aardig zijn, democratie en onderling respect.

In Project Aristotle werden jarenlang honderden medewerkers bij Google geïnterviewd. De data werden nauwgezet geanalyseerd en wat blijkt: het geheim van een effectief team is ‘aardig zijn’.

BEGRIP
De teams die het beste presteerden hadden een paar dingen gemeen. De leden respecteerden elkaars mening en waren zich ervan bewust dat iedereen een gelijke stem zou moeten krijgen in de besluitvorming. Hoe het team is samengesteld maakt niet zo gek veel uit, hoe iedereen met elkaar samenwerkt des te meer. Voor managementgoeroes zal dit bekend in de oren klinken: Stephen Covey beschreef in zijn boek The 7 Habits of Highly Effective People in 1989 al dat productieve teams uitblinken in wederzijds begrip.

PRAKTIJK
In een interview met The New York Times vertelt Matt Sakaguchi hoe hij de uitkomsten van het onderzoek in de praktijk bracht. Hij nodigde zijn team uit voor een heisessie en sprak daar openlijk over het feit dat er recent kanker bij hem was geconstateerd. Collega’s reageerden eerst sprakeloos, maar begonnen daarna hun eigen persoonlijke verhalen te delen.

PSYCHOLOGISCHE VEILIGHEID
Als het onderzoek iets laat zien, dan is het wel hoe belangrijk het concept ‘psychologische veiligheid’ is binnen een team. Een team komt pas tot bloei als mensen het idee hebben dat ze risico mogen nemen en hun ideeën ongestraft kunnen delen met de rest – zonder dat ze kans lopen om uitgelachen of vernederd te worden.

HARDOP AFVRAGEN MAG
Of, zoals in het onderzoeksrapport te lezen is:

Heb je weleens het gevoel dat je je hardop mag afvragen wat nu eigenlijk het doel is van een meeting, zonder dat het klinkt alsof je de enige bent die het niet begrepen heeft? Of kies je er liever voor om maar verder te gaan zonder om verduidelijking te vragen, om maar niet uit de toon te vallen?

 

AANSTUREN
Wat betekent dat nu voor de rol van leiders in een team? Het aansturen van een groep mensen draait vooral om enabling, niet zozeer om het geven van de juiste aanwijzingen. Pas als mensen voelen dat ze de ruimte hebben om iets in te brengen, of misschien zelfs wel het doel van een project of een meeting ter discussie te stellen, dan is een team effectief. Mensen durven zich pas kwetsbaar op te stellen als de leider dat ook doet – zo kwetsbaar zelfs, dat de beslissing van de leider zelf in twijfel mag worden getrokken.

NERGENS ZO PLAT ALS IN NEDERLAND
Het goede nieuws is dat we daar in Nederland relatief goed in zijn: volgens de cultuurtheorie van Hofstede zijn er weinig landen in de wereld waar organisaties zo plat zijn als in ons platte land. We lijken wat dat betreft veel op Scandinavische landen als Zweden en Noorwegen, die erom bekend staan dat ieders mening bij iedere beslissing nadrukkelijk wordt gehoord.

Richting geven, daarna vertrouwen schenken en mensen in staat stellen om met elkaar samen te werken: heel veel moeilijker is het niet.

Bron: MT.nl

ZEVEN TIPS OM JE VERGADERINGEN TE STROOMLIJNEN

Vergaderingen die lang duren frustreren jezelf en je team. Dankzij deze 7 richtlijnen blijft er schot in de bijeenkomst zitten.

Om een vergadering effectief te voeren zijn er een aantal eenvoudige richtlijnen. Die zijn cruciaal, maar tegelijkertijd een van de grootste valkuilen. Kijk dus met enige regelmaat naar de volgende punten die HBR opstelde en reflecteer of je vergaderstijl nog effectief is.

#1. MAAK DE DOELEN DUIDELIJK
Het leeuwendeel van de vertragingen kun je oplossen door op voorhand duidelijk te maken waarom je de medewerkers samenroept. Bij Intel’s hoofdkantoor is er volgens de Harvard Business Review de stelregel ‘als je niet weet wat het doel is van de bijeenkomst, dan ben je niet welkom’.

Stuur daarom een aantal documenten op voorhand. Uiteraard de agenda en bijbehorende documenten zodat de medewerkers kans hebben om zich in te lezen. Daarbij kun je overwegen om een lijst te sturen met onderwerpen die niet worden besproken.
De agenda stel je ook al gericht op. In plaats van de statements ‘voortgang project X’ maak je van de punten vragen: ‘Wanneer is project x klaar?’. Daarbij kun je alle deelnemers al een rol geven tijdens dat agendapunt: delen van informatie, ideeën genereren of een beslissing maken?

#2. BEPERK HET AANTAL DEELNEMERS
De hoeveelheid medewerkers aan je vergadering kunnen de voortgang beperken. Heb je teveel mensen? Dan zijn er – mogelijk – te veel ego’s die hun eigen idee naar voren willen laten komen. Bij te weinig loop je het risico regelmatig te moeten stoppen met je bijeenkomst om betrokken personen erbij te roepen of te weinig verschillende meningen.

Je bepaalt de gulden middenweg door te kijken naar de noodzaak van iemands aanwezigheid. Heeft iemand wel meegewerkt aan een project, maar is die rol al voorbij? Dan hoeft iemands eerdere deelname geen reden te zijn om de persoon uit te nodigen voor de vergadering. Om te voorkomen dat deze persoon de afwezigheid van een uitnodiging als een belediging opvat kun je de persoon een mail op voorhand sturen en toezeggen de notulen door te sturen.

#3. CREËER DE JUISTE SFEER
Om de beste ideeën op tafel te krijgen moet iedereen in de ruimte het gevoel hebben deel te mogen nemen aan de gesprekken. Kraak dus geen mensen af, maar bedank ze voor de input.

Geef zelf ook aan dat jij niet alle kennis in huis hebt, net als de rest van de mensen in de ruimte. Is je team het niet eens met een punt dat jij ter berde brengt? Voorkom dan – waar relevant – dat je vasthoudt aan eigen punt. Leg het probleem daarom neer bij het team: ‘hoe gaan we dit punt tackelen’?

#4. VOORKOM OVERDOMINANTE DEELNEMERS
Een medewerker afkappen die – veel – te lang aan het praten is kan een lastige taak zijn. Wil je de vergadering binnen een overzichtelijke termijn afronden dan kan het wel noodzakelijk zijn. Met de opmerking ‘Bob, je hebt gelijk. Kunnen we hier later op terugkomen?’ voorkom je dat die persoon later tijdens de bijeenkomst nog een keer terugkomt op zijn eigen punt.

#5. VOORKOM AFLEIDINGEN
Ook met korte opmerkingen van verschillende deelnemers kan je bijeenkomst volledig ontsporen. Als verschillende mensen achter elkaar een zijspoor ingaan en elkaar daarin opvolgen is de kans groot dat je het binnen 5 minuten hebt over de voetbaluitslagen van afgelopen weekend in plaats van de budgetplanning.

Bij medewerkers die regelmatig de vergadering verstoren met afleidingen kan dat het uiterlijk vertoon zijn van een groter probleem. Spreek hem of haar er dan ook op een niet verwijtende toon op aan. “Je hebt nu al een aantal keer het onderwerp van gesprek laten afdwalen. Zit je iets dwars?”

#6. SPRING NIET VAN DE HAK OP DE TAK
Veel vergaderingen springen over van agendapunt 1 naar 2 met de subtiliteit van een vallende piano. Door die overgang kunnen deelnemers zich niet aanpassen aan het onderwerp en is er mogelijk nog een punt dat ze willen zeggen over het vorige onderwerp. Sluit een onderdeel dus ook af met de vraag of een deelnemer nog iets wil toevoegen over dit punt.

#7. EINDIG PRAGMATISCH
Aan het einde van de vergadering stel je to-do lijsten op voor de delnemers. Wat zijn de volgende stappen voor dit project? Wie pakt ze op? Na afloop van de bijeenkomst mail je iedereen met de punten die zij moeten uitvoeren.

Bron: MT.nl