Berichten

7 Argumenten tegen langdurig hoge werkdruk

Als er op je afdeling sprake is van een hoge werkdruk, dan is stress een logisch gevolg.

Maar moet je als manager altijd meteen ingrijpen? Soms krijgen medewerkers meer werkzaamheden en worden ze (langdurig) hoger belast. Door deze extra druk kan er spanning en stress ontstaan. Zoals bekend, kan stress erg schadelijke gevolgen hebben. Vooral als stress te lang aanhoudt.

Is de hoge werkdruk van korte duur, dan heeft dat over het algemeen weinig gevolgen. De medewerker heeft het in dat geval tijdelijk wat drukker, maar dat hoeft niet vervelend te zijn. Iedereen beseft dat het een tijdelijke situatie is. De eindstreep staat ook vast en na de extra werkdruk is er weer wat meer ruimte. En vergeet niet, sommige medewerkers floreren zelfs beter bij drukte!

Blijft de hoge werkdruk voor een langere tijd aanhouden, dan moet je, je wel zorgen gaan maken. Je hoeft je geen zorgen te maken over de medewerkers die in staat zijn om hoge werkdruk goed te managen. Dit hoeft namelijk geen probleem te zijn. Let op juist wel op de medewerkers die deze hoge belasting ervaren als té veel werk, want hierdoor ontstaat er stress. In dat geval is het juist van belang dat je ingrijpt.

Hoge werkdruk kan tot psychische en fysieke klachten leiden
Hoge werkdruk kan tot psychische en fysieke klachten leiden. Het risico op verzuim neemt hierdoor dus toe. Bij een toename van verzuim van werkzaamheden, ben je natuurlijk verder van huis. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Bij een hoge werkdruk op je afdeling is het belangrijk om te kijken of dit een kort- of langdurige situatie is. Als manager moet je proberen om de situatie goed in te schatten. Dan kun je vervolgens met medewerkers overleggen over de verwachtingen van de tijdsduur.

Een bekende valkuil…
Een bekende valkuil hierbij is, zeker in deze tijd van crisis, om bij verzuim op de afdeling voor een goedkope en snelle oplossing te kiezen, wat weer leidt tot een verhoogde werkdruk. Dat betekent meer workload voor iedere medewerker op de afdeling en geen invalkrachten. Dat is een begrijpelijke oplossing wanneer ook de financiën onder druk staan, maar er schuilt wel degelijk een gevaar in. Bovendien vallen er bij langdurig verzuim, naast de tijdelijke afwezigheid van die ene ervaren kracht, vaak nog meer medewerkers uit. Dan treedt het zogenaamde domino-effect op.

Houdt rekening met…
Houdt er ook rekening mee dat een kortdurende situatie over kan gaan in een langdurig probleem. Op die manier wordt een kortdurende verhoging van de werkdruk, steeds een groter probleem. Met alle risico’s van dien. In het geval van een zwangerschap bijvoorbeeld, waarbij er veel complicaties optreden bij de bevalling en waardoor de medewerker langer dan verwacht afwezig is. Of wanneer een medewerker tijdens het re-integratieproces terugvalt en opnieuw geruime tijd afwezig is. Dat is van te voren onmogelijk in te schatten en dus niet voortijdig op te vangen.

Risico’s van langdurige en hoge werkdruk:

Hoge verzuimkosten. Langdurige stress en een te hoge werkdruk kunnen leiden tot overspanning en/of een burn-out, wat kan leiden tot (langdurig) ziekteverzuim.

Minder inzet/motivatie van medewerkers. Door een hoge werkdruk en stress wordt bij veel medewerkers het plezier in hun werk ontnomen. Als gevolg is deze medewerker vaak minder gemotiveerd en zet deze zich minder in voor het bedrijf.

De prestaties van de medewerker nemen af. Stress ten gevolge van een hoge werkdruk zorgt ervoor dat een medewerker het werk minder goed overziet. De medewerker houdt het werk daardoor niet meer in de hand; hij is minder geordend, misschien zelfs slordig, waardoor efficiënt werken steeds moeilijker gaat.

Het werkklimaat van de afdeling verandert. Medewerkers krijgen minder ruimte om hun werkzaamheden in te plannen. De onderlinge samenwerking verloopt moeizamer, waardoor ook de werksfeer slechter wordt.

De kwaliteit van het product komt onder druk te staan. Naast de gevolgen van stress voor de werknemers, bestaan er ook risico’s voor de kwaliteit van het product. Het is goed denkbaar dat werknemers niet beschikken over voldoende tijd, waardoor een deadline van een levering niet wordt gehaald. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat hierdoor de dienst niet zorgvuldig uitgevoerd wordt.

Verlies van klanten. Je klanten verwachten een goede kwaliteit en een klantvriendelijke behandeling. Wordt deze niet geleverd, dan gaan ze mopperen of besluiten ze weg te gaan.

De mentale weerbaarheid van de medewerker neemt af. Daarnaast kan overbelasting ook zorgen voor een gespannen thuissituatie van de medewerker. Bedenk dat een oververmoeide medewerker moppert tegen zijn partner, thuis op de bank hangt of tot niets meer in staat is. Deze spanningen in het thuisfront stapelt zich boven op de stress van het werk. Hierdoor wordt het draagvlak van zijn mentale weerbaarheid steeds smaller en de medewerker kwetsbaarder voor verzuim.

Kort samengevat, hoge werkdruk is niet altijd een probleem. Voorkom dat tijdelijke hoge werkdruk een langdurige situatie wordt en voorkom bovenstaande risico’s. Overleg met uw medewerkers, voordat een goedkope tijdelijke oplossing verandert in een langdurige en dure oplossing.

Bron: 112Werkforum.nl

 

Denk in Oplossingen!

Kan jij denken in oplossingen?

Stress en het krijgen van een burn-out zijn vaak het gevolg van één of meerdere problemen tussen jou en iets uit de buitenwereld.

Een dergelijk probleem staat nooit op zichzelf, maar ontstaat altijd in relatie met iets of iemand in je omgeving. Een probleem is een gebeurtenis dat zich afspeelt tussen minstens twee partijen of tussen een persoon en een object/situatie.

Caroline (35 jaar, manager ICT) heeft een probleem met haar werkdruk. Zo kan Caroline het slecht verkroppen dat ze een te hoge werkdruk ervaart. Ze is het overzicht kwijtgeraakt en kan hierdoor maar moeilijk keuzes maken. Dit resulteert in enorm veel stress.

Claas (44 jaar, mediaspecialist) krijgt een probleem doordat zijn alleenstaande vader zijn arm heeft gebroken. Deze plotselinge zorgvraag van zijn vader oefent nog meer druk uit op het reeds drukke leven van Claas, die een fulltime baan combineert met zijn gezin. Claas raakt al snel in paniek; hoe moet hij met deze situatie omgaan?

Een probleem ontstaat als je niet weet hoe je met een bepaalde situatie om moet gaan. De onmacht die je dan ervaart, bezorgt je stress. Als je niet (meer) kunt voldoen aan datgene wat er van je gevraagd wordt, of als het indruist tegen je normen- en waardenpatroon waardoor je het niet over je hart kunt verkrijgen om iets te doen, dan kan er een probleem ontstaan.

Een dergelijk probleem kan je heel veel energie en stress kosten. Wanneer de situatie lang genoeg aanhoudt, kun je er zelfs een burn-out door krijgen. Als een probleem moeilijk op te lossen blijkt, kan dat tot een variatie van klachten leiden. Denk hierbij aan slapeloze nachten, schuldgevoelens of conflicten in de familie en heel veel opbouwende stress.

Een probleem is ook een vraagstuk. Bekijk een probleem ook van de andere kant: zie het als een uitdaging die om een oplossing vraagt. Uitdagingen kunnen ook momenten van persoonlijke groei zijn. Het kan een ontzettende kick geven om een probleem aan te pakken en op te lossen. Immers, na het oplossen ben je gegroeid.

Problemen zijn altijd persoonlijk. Hoe klein en onbelangrijk je de problemen van anderen ook ziet, voor die ander kunnen de problemen heel groot zijn. Problemen zijn namelijk altijd persoonlijk. Ter illustratie, René vindt zijn overvolle mailbox maar een klein probleem, want hij skipt gewoon door zijn mail heen. Joris daarentegen, heeft het veel moeilijker. Hij wil immers alle mails goed doornemen en beantwoorden waardoor hij in tijdsnood komt. Voor Joris is de overvolle mailbox dus een groot probleem dat voor frictie zorgt.

Kortom, wil je stress voorkomen dan is het belangrijk om je probleemoplossend vermogen te vergroten. Hieronder volgt een stappenplan om vat te krijgen op je problemen, ze onder de loep te nemen en uiteindelijk op te lossen:

  • Verzamel informatie. Verzamel informatie over het probleem door feiten en oorzaken onder de loep te nemen, want het probleem analyseren leidt tot inzicht en overzicht.
  • Beschrijf waar je naartoe wilt. Wat is de ideale oplossing van het probleem of het gewenste resultaat? Bedenk hierbij zoveel mogelijk oplossingen, ongeacht de haalbaarheid van de oplossing. Wees creatief en betrek ook anderen bij het zoeken naar de oplossing. Twee weten altijd meer dan één, bovendien kan je wellicht over de oplossing heen gekeken hebben.
  • Onderzoek welke obstakels je tegenhouden om je doel te bereiken. Probeer inzicht te krijgen in wie of wat je belemmert om het probleem op te lossen.
  • Onderzoek wie of wat u kan ondersteunen bij het oplossen van het probleem.
  • Ontwikkel een actieplan. Formuleer een concreet actieplan om actief je probleem aan te pakken. Gewoon doen!
  • Evalueer voor jezelf hoe het gegaan is. Heb je je doel bereikt? Is je probleem nu op een goede manier opgelost?
  • Heb je er veel moeite mee gehad? Vond je het moeilijk om je probleem aan te pakken? Ondervindt je dit vaker? Zoek dan professionele hulp om je probleemoplossend vermogen te vergroten, want deze eigenschap verder ontwikkelen maakt je sterker en vergroot je weerbaarheid.

Kunnen we je helpen bij deze problematiek? Zoek dan nu direct contact met Bureau Different Coaching.