We willen allemaal een prettige gesprekspartner zijn die duidelijk, zelfverzekerd en constructief communiceert. Gek genoeg gaat het in gesprekken niet alleen om wat je zegt, maar vooral over hoe je dat doet. Als we kijken naar zakelijke gesprekken, dan kan inzicht in gesprekstechnieken je veel leren over hoe je dit soort gesprekken effectief kunt voeren. Ook binnen coaching spelen ze een belangrijke rol. Gesprekstechnieken vormen zelfs een van de belangrijkste thema’s van onze coaches bij Different Coaching. In deze blog gaan we in op het hoe en waarom van gesprekstechnieken.
Wat zijn gesprekstechnieken?
Gesprekstechnieken zet je in om gesprekken bewuster te voeren. Je richt je daarbij niet alleen op het resultaat, maar vooral ook op de relatie met je gesprekspartner. Dat is meteen een van de belangrijkste redenen dat gesprekstechnieken binnen coaching zo’n grote rol spelen. Het is goed om te weten dat in communicatie actie altijd een reactie uitlokt. Jij gedraagt je op een bepaalde manier en dat roept gevoelens en gedrag op bij je gesprekspartner. Andersom hebben de woorden en het gedrag van je gesprekspartner weer invloed op jouw gedrag. Je kunt gesprekstechnieken dus gebruiken om bewust voor ander gedrag te kiezen wanneer dat nodig is voor een effectief professioneel gesprek.
Beïnvloeden via gesprekstechnieken
Veel professionals gebruiken de Roos van Leary om inzicht te krijgen in de manier waarop ze hun eigen gedrag en dat van hun gesprekspartner kunnen beïnvloeden. In dit model is de houding die jij en je gesprekspartner kunnen innemen verdeeld in acht kwadranten:
Bron afbeelding: Managementmodellensite.nl
Nu is het zo dat ‘boven-gedrag’ vaak ‘onder-gedrag’ uitlokt en andersom. Stel je je bijvoorbeeld teruggetrokken op, dan is de kans groot dat je gesprekspartner gaat leiden. Op de horizontale as wordt gedrag juist vaak gespiegeld. Stel jij je bijvoorbeeld helpend op, dan is de kans groot dat je gesprekspartner daarin meegaat.
Voorbeelden van gesprekstechnieken
Wil je zelf de regie in handen te nemen tijdens een zakelijk gesprek? Benoem dan om te beginnen het onderwerp van het gesprek en stel vragen om erachter te komen wat je gesprekspartner hier al van weet. Probeer er ook achter te komen wat hij of zij van het gesprek verwacht en of dit aansluit bij jouw gespreksdoel. Is dat niet het geval, geef dan duidelijk aan wat jij van het gesprek verwacht.
Draai niet te lang om de boodschap heen. Gebruik de woorden en het niveau van je gesprekspartner en geef hem of haar de ruimte om de boodschap te verwerken. Dit kun je doen door een stilte te laten vallen of door vragen te stellen om te controleren of de boodschap goed is overgekomen.
Houd ook je intonatie en je houding in de gaten. Door oogcontact te zoeken en de lichaamshouding van je gesprekspartner te spiegelen heb je al contact zonder dat er ook maar een woord is gewisseld. Merk je dat je gesprekspartner gespannen is? Neem dan een ontspannen houding aan. Dit zorgt er meestal voor dat je gesprekspartner rustiger wordt.
Onthoud dat een gesprek voeren niet alleen draait om het goed overbrengen van de boodschap. Het is minstens zo belangrijk om goed te kunnen luisteren en interpreteren wat de ander zegt. Actief luisteren is een algemene gesprekstechniek die de ander de ruimte geeft echt zijn verhaal te doen. Reflectief luisteren wil zeggen dat je de boodschap van je gesprekspartner samenvat en in je eigen woorden herhaalt.
Regie zonder verlies van harmonie
Je wilt graag de regie over het gesprek, maar het moet wel harmonieus verlopen. Hoe kun je daarvoor zorgen? Dat doe je door een leidende of helpende rol in te nemen. Merk je dat dit niet het gewenste effect heeft, probeer dan je eigen gedrag aan te passen en kijk of het gesprek vanaf dat moment soepeler verloopt. Dit is ingewikkelder dan het lijkt. Het bewust inzetten van gesprekstechnieken en in het gesprek van techniek wisselen vraagt om durf en veel oefening.
Over het professioneel inzetten van gesprekstechnieken zijn veel interessante boeken geschreven. De moeite waard zijn ‘Gesprekstechnieken voor de personeelsmanager’ van Loek van den Broek en ‘Beter in gesprekstechnieken’ van Marike van den Berg en Yvette Molin. Wil je de theorie graag verdiepen door in de praktijk te oefenen? Er zijn ook trainingen professionele gesprekstechnieken die je kunt volgen.
