Time-management, 3 tips om je tijd beter te gebruiken

Hoe komt dat toch? Op sommige dagen vink je de ene na de andere actie af en heb je aan het eind van de werkdag een voldaan en tevreden gevoel. Terwijl je op andere dagen druk bent met van alles, zonder dat er iets van je planning terecht kwam. Moe maar niet voldaan. Een goed time-management systeem kan dan helpen. In deze blog vind je 3 tips om je tijd beter in te delen en je valkuilen te leren herkennen, zodat je ermee aan de slag kan, zelf of met behulp van coaching in een coachingstraject.

Planning

Time-management begint met een goed overzicht van alles wat je moet doen. Zeker als je het druk hebt is het belangrijk om dat overzicht toch te maken. Maak een lijst, zonder er meteen over na te denken wat er eerst of later moet of hoeveel tijd het kost of hoe belangrijk het is.. Eerst overzicht!
Minstens even belangrijk: maak één overzicht, op één plek. Het maakt niet uit waar. Maak een lijst op je telefoon, in je mailbox, in een boekje, ergens op je computer, maar zorg ervoor dat je niet overal verschillende lijstjes hebt.
Pas na het maken van het totaaloverzicht ga je een planning voor de werkdag maken. Kijk hoeveel tijd je hebt op de dag, deel die tijd in in handige eenheden (Francesco Cirillo gebruikt daarvoor in zijn “pomodoro-techniek” blokken van 25 minuten) waarin je met jezelf afspreekt dat je onafgebroken werkt. Plan realistisch: neem tijd genoeg voor een actie en plan niet meer eenheden dan je op die dag te besteden hebt.

Omgaan met afleiding

Je hebt een overzicht, je hebt een actielijst voor de dag, je bent begonnen afvinken van je lijstje, en dan…. Dan ligt de afleiding op de loer. Afleiding vanuit jezelf of vanuit anderen.
Voor beide soorten afleiding geldt: herken het, noteer het op je lijstje, probeer zo snel mogelijk weer terug te keren naar je werk. Tegen collega’s kun je vriendelijk zeggen dat je later bij ze terugkomt. Maar ook tegen jezelf kun je vriendelijk zeggen dat je nu echt weer terug wilt aan je werk. Soms zijn onderbrekingen niet te vermijden en moet je accepteren dat je planning aangepast moet worden.
Kijk regelmatig terug naar je lijstje en zoek eens uit wanneer je wordt afgeleid, of het (te) vaak gebeurt en bij welk soort activiteiten het gebeurt. Probeer vervolgens een oplossing te vinden. Ga in gesprek met die collega die vaak stoort. Zoek uit waarom je sommige soorten werk vermijdt. En als je er niet uitkomt: ga op zoek naar iemand om je erbij te helpen, bijvoorbeeld door middel van competentie coaching.
Wil je meer weten over het slimmer indelen van je tijd? Of wil je door middel van coaching leren om beter om te gaan met afleiding of verzoeken van lastige collega’s? Neem dan contact op met DifferentCoaching voor competentie coaching of een ander coachingstraject.