Teveel te doen, te weinig tijd!

Hoeveel mailtjes krijg je op een dag? Dat zijn er vast meer dan een jaar geleden. En de afzenders verwachten vaak een snelle reactie. Tel daarbij op dat e-mails via smartphone of tablet op elk moment van de dag beschikbaar zijn. Daarnaast zijn er andere zaken die op een dag je aandacht vragen, bijvoorbeeld een vraag van een collega, een telefoontje, een storing in het computersysteem. Storingen, onderbrekingen en ad hoc zaken zijn voor iedere professional een uitdaging.

Toch kennen we allemaal zeer druk bezette mensen waarvan het duidelijk is dat zij zaken goed onder controle hebben. Ze hebben altijd tijd voor advies, zo lijkt het, zijn heel toegankelijk voor anderen. Terwijl ze een bedrijf of divisie aansturen, veel internationaal reizen, of een heel druk privé leven hebben. Hoe doen zij dit?

Uit onderzoek blijkt echter dat 70% van de onderbrekingen bij kenniswerkers door henzelf worden veroorzaakt. Slechts 30% komt van anderen (David Allen, Getting Things Done). Een opkomende gedachte, een vlugge actie, even snel een mailtje sturen, even iets opzoeken op het internet. Met volle concentratie langere tijd aan een taak werken doen de meeste professionals eenvoudigweg niet.

Belangrijke zaken eerst!

Belangrijk zaken eerst (Covey, 7 habits). Het is enorm belangrijk om prioriteiten te stellen en de echt belangrijke dingen niet de dupe te laten worden van allerlei onbelangrijke dingen. 80% van de uitkomsten wordt namelijk veroorzaakt door 20% van de oorzaken (Juran, Pareto principe). Niet effectieve professionals besteden hun tijd vooral aan zaken die eigenlijk helemaal niet belangrijk zijn. Ze laten zich leiden door de waan van de dag.

Het is belangrijk om informatie te filteren. Je doet alleen wat je nu moet doen en toch vergeet je verder niets. Een Minddump is dan een goed idee. Pak een blok en schrijf alles op wat er in je hoofd opkomt, of nog beter, houd deze blok de hele werkdag en ook daarna in de buurt zodat alle zaken daarop terecht komen. Bekijk deze Minddump later organiseer vervolgens jouw activiteiten.

Management of Expectations is daarnaast ook belangrijk. Effective professionals geven duidelijk tevoren aan wat wel en ook wat niet kan. Zowel zakelijk als ook privé. Ze maken duidelijke afspraken en houden medewerkers daar vervolgens ook aan (wist je dat slechts 50% van de managers effectieve medewerker doelen stelt?). En ze zijn prettig betrouwbaar naar hun meerderen, als ze iets zeggen te doen dan doen ze dit ook.

Pak je ook de controle terug? Lees verder op onze site over Time-Management, Leiderschapsontwikkeling en Talent Development van de Influencers en Thought Leaders uit Brainport.