De sollicitatiecode bevat basisregels die organisaties – bedrijven en instellingen die arbeidsrelaties aangaan – naar het oordeel van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) in acht behoren te nemen bij sollicitatieprocedures. Organisaties zijn dus niet verplicht om de sollicitatiecode toe te passen, maar de inhoud van de code wordt wel gezien als een algemeen aanvaarde norm voor een beschaafd verloop van een sollicitatieprocedure.
De code is opgesteld door de NVP, in overleg met de Stichting van de Arbeid. Als een bedrijf zich niet aan de sollicitatiecode houdt, kun je een klacht indienen bij de NVP. De sollicitatiecode is echter niet wettelijk geregeld, dus je kunt er geen rechten aan ontlenen.
We beschrijven hier de belangrijkste elementen van de sollicitatiecode, vanuit het perspectief van de sollicitant.

Vacature

De informatie van de werkgever over de organisatie, de vacature en de sollicitatieprocedure behoort eerlijk, helder en volledig zijn. In de vacaturetekst wordt minimaal het volgende vermeld:

• de functie-eisen (deze kunnen betrekking hebben op opleiding, kennis en ervaring, gedrag en persoonlijke kwaliteiten)
• de taakinhoud
• de verantwoordelijkheden
• de plaats in de organisatie
• de aard van het dienstverband (bijvoorbeeld tijdelijk of detachering)
• de arbeidstijden en arbeidsduur (bijvoorbeeld ploegendienst of deeltijd)
• de standplaats
• de wijze van solliciteren (per webformulier, e-mail, brief)
• de informatie die jij moet verschaffen over je opleiding, diploma’s, arbeidsverleden, werkervaring

De volgende zaken worden vermeld, als ze van toepassing zijn:

• of een bijzonder onderzoek onderdeel is van sollicitatieprocedure, zoals een psychologisch onderzoek, assessment, medische keuring, antecedentenonderzoek of pre-employment screening
• een eventuele leeftijdsgrens (en de reden hiervan)
• een eventueel voorkeursbeleid (en de reden hiervan)
• of de werkgever informatie over je zoekt op internet, waaronder social media

Reactie op je sollicitatiebrief

Je hoort binnen twee weken na de sluitingsdatum van de vacature bericht te krijgen of je wordt afgewezen of wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Je sollicitatie kan ook nog een tijdje worden aangehouden. De organisatie moet dan wel aangeven binnen welke termijn je nader bericht ontvangt.

Uitnodiging voor een sollicitatiegesprek

Als je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, dan word je vooraf geïnformeerd over de sollicitatieprocedure en de verwachte duur ervan.

Vragen in het sollicitatiegesprek

De selecteur mag alleen vragen stellen die nodig zijn om te beoordelen of jij geschikt bent voor de functie. Andere sollicitatievragen zijn niet toegestaan, zoals: “Ben je vaak ziek geweest in het verleden?” of “Heb je een kinderwens?”

Privacy

Alle informatie die je verstrekt, wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld. De organisatie behoort binnen vier weken na afwijzing de informatie terug te sturen of te vernietigen tenzij jij met een andere regeling hebt ingestemd.

Informatie inwinnen door de werkgever: social media en referenties

De werkgever hoort je volgens de sollicitatiecode om toestemming te vragen voordat hij referenties checkt of je gaat Googlen:

Indien de organisatie inlichtingen over de sollicitant wil inwinnen bij derden, via internet (zoals social media) en/of andere bronnen, vraagt zij hiertoe vooraf diens toestemming

Ook zou je achteraf een lijstje url’s van gevonden webpagina’s met informatie over jou moeten krijgen:

De bij derden en andere bronnen, waaronder websites (waaronder social media), verkregen informatie zal, indien relevant, a) aan de sollicitant worden meegedeeld, met uitdrukkelijke vermelding van de bron en b) met de sollicitant worden besproken.

Je bent dan in de gelegenheid om te controleren of het niet gaat om een naamgenoot of iemand anders die jou zwart maakt.
Wij vragen ons af of werkgevers in de praktijk daadwerkelijk toestemming vragen en zo’n lijstje url’s sturen. Het is in de HRM-wereld algemeen bekend dat sollicitanten vaak worden gegoogled, terwijl je zelden of nooit hoort van een sollicitant die hiervoor om toestemming is gevraagd of achteraf geïnformeerd is.
Bij de bepaling over het vragen van toestemming staat een uitzonderingsbepaling:

[…] vraagt zij hiertoe vooraf diens toestemming, tenzij zulks niet vereist is op grond van een wettelijk of algemeen verbindend voorschrift

Daarbij kun je volgens de NVP denken aan functies bij financiële instellingen, overheden en (Amerikaanse) beursgenoteerde ondernemingen, waar deskundigheid, integriteit en betrouwbaarheid van groot belang zijn. Toekomstige medewerkers moeten in zulke gevallen op grond van een wettelijke regeling (zoals in de Wet op het financieel toezicht) vooraf gescreend worden (een zogenaamde pre-employment screening). Als zo’n screening plaatsvindt, dan moet dat volgens de sollicitatiecode in de vacature worden vermeld.

Psychologische test of medische keuring

Als een psychologische test onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure behoort dat in de advertentie staan. De psycholoog mag de resultaten van het onderzoek alleen met jouw toestemming aan de werkgever verstrekken.
Een medische keuring mag pas aan het eind van de procedure plaatsvinden en alleen als er voor de vervulling van de functie bijzondere eisen worden gesteld aan de medische geschiktheid (bijvoorbeeld: een piloot moet scherp kunnen zien).

Pasfoto

De organisatie mag je pas om een pasfoto vragen als je voor een sollicitatiegesprek bent uitgenodigd. Over de vraag of het verstandig is ongevraagd een pasfoto bij je cv te doen, lopen de meningen uiteen.

Reiskosten

De werkgever maakt vóór het sollicitatiegesprek duidelijk of hij je reiskosten vergoedt. Hij is niet verplicht deze kosten te vergoeden.

Beslissing na sollicitatie

Zodra de werkgever besluit dat hij je afwijst, word je hierover binnen twee weken geïnformeerd (dat wil zeggen: twee weken na het nemen van het besluit). De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd. Tenzij anders met je is afgesproken, moeten al je gegevens binnen vier weken door de organisatie worden vernietigd of naar je teruggestuurd. Als je een aanbod krijgt, dan worden alle afspraken en toezeggingen schriftelijk vastgelegd.

Heb ik als sollicitant ook plichten?

Jazeker. De belangrijkste is: gij zult niet liegen. Jij wordt geacht vragen over je opleiding, kennis en ervaring eerlijk te beantwoorden. En je mag geen informatie achterhouden die van belang is voor de functie waarop je solliciteert. Verder moet je je kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

Hoe dien ik een klacht in?

Heb je een klacht over de schending van de sollicitatiecode, dan dien je deze allereerst schriftelijk in bij de betreffende organisatie. Je hoort daarop binnen een maand een schriftelijke gemotiveerde reactie te ontvangen. Als je die niet ontvangt of als je de reactie onbevredigend vindt, dan kun je een schriftelijke klacht indienen bij de Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode:

Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode
Postbus 70
3430 AB  Nieuwegein
Tel. 030-6055784
E-mail: sollicitatiecode@nvp-plaza.nl

De Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode toetst de klacht vervolgens aan de code. Daarnaast stelt ze de organisatie waartegen de klacht zich richt in de gelegenheid schriftelijk te reageren op hetgeen de klager naar voren heeft gebracht. Op basis hiervan doet de instantie een uitspraak. Deze is echter niet bindend.
Als je klacht gaat over een schending van een wettelijke regeling, dan kun je hierover geen klacht indienen bij de NVP. In dat geval kun je terecht bij de Commissie Gelijke Behandeling, de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen of de rechter.
Bron: carrieretijger.nl